Misión del Cargo 

Administrar y supervisar todos los procesos relacionados con los departamentos de facturación, recursos humanos y gestión académica, gestionando y controlando todos los procesos con el fin de garantizar un funcionamiento efectivo en estas áreas. 

Áreas de Responsabilidad – Descripción Funcional 

Gestión financiera y administrativa: 

• Gestionar los cobros en flywire
• Emisión y contabilización de facturas tanto para clientes y proveedores.
• Conciliación bancaria
• Estructuración de datos para power BI.
• Registro contable de todos los gastos incurridos por GAIAS y USFQ. Dentro de los sistemas establecidos: holded, pleo, flywire, etc.
• Realizar presupuestos con varios proveedores, pedir autorización al área académica y gestionar la logística de las salidas académicas de cada periodo.
• Comunicar con antelación a todas las personas que acompañarán a realizar la actividad.
• Gestionar y controlar la facturación de GAIAS Europa.
• Gestión de compras y suministros de GAIAS Europa, llevar la gestión de inventario de suministros de limpieza, alimentación y material de oficina.
• Supervisar que siempre haya existencias suficientes de los productos necesarios para la operación diaria. Es fundamental evitar roturas de stock, nunca podemos quedarnos sin producto.
• Gestión de archivos
• Funciones de recepción y turnos
• Apoyo en eventos y salidas
• Tareas varias de administración

Atención a colaboradores y visitantes: 

• Coordinación logística para la recepción y salida de colaboradores y docentes que visitan GAIAS. 
• Organización de la distribución de habitaciones para el alojamiento del profesorado o colaboradores visitantes en el piso de profesores, o gestión logística de alternativas de alojamiento en caso de no haber habitaciones disponibles. 
• Gestionar el horario de limpieza y compras de suministros de los departamentos.

Documentación: 

• Desarrollar, actualizar y mantener los manuales y protocolos internos de la compañía con el fin de que cumplan la ley de protección de datos de España. 
• Tramitar los documentos necesarios de los profesores y colaboradores para su viaje y estadía en España. 
• Gestionar los traslados y picking up de los docentes y colaboradores.

Perfil Requerido 

Condiciones Específicas: 

 Permiso de trabajo España – Residencia permanente España. 

Formación en:

• Administración y Dirección de Empresas 
• Economía  
• Finanzas 
• Contabilidad

Tiempo de Experiencia :  2 años  

Áreas de experiencia: Administración  

• Se valorará experiencia internacional 

Nota: En los casos de movimientos internos, la experiencia puede compensar el nivel académico requerido para la posición.  

Conocimientos Técnicos 

• Conocimientos del Plan General Contable español
• Paquete Microsoft 
• Microsoft Excel avanzado
• Google Drive 
• Inglés avanzado
• Finanzas 
• Conocimiento mínimo de las regulaciones españolas